Rekisterinpitäjä
Optikko Kirkassilmä Oy
Kartanonkatu 4, 30100 Forssa p. 0207698950
forssa@kirkassilma.fi
Heimolinnankatu 14, 32200 Loimaa p. 020769854
loimaa@kirkassilma.fi

Yhteyshenkilö rekisterin ylläpitoasioissa Satu Järvinen
satu.jarvinen@kirkassilma.fi

Rekisterin nimi
Yritys pitää yllä yhtä asiakas- ja potilastietorekisteriä.
Vastaanoton asiakas- ja potilasrekisteri on keskitetysti ylläpidetty Promeda-nimisessä atk-ohjelmistossa.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Optikkoliikkeen ja silmälääkärivastaanoton asiakas- ja potilasrekisterin käyttötarkoitus on asiakkaiden henkilö- ja yhteystietojen, silmien ja muun terveydentilan sekä asiakaan terveyden- tai sairaudenhoitoon liittyvien havaintojen ja tutkimustulosten sekä hoitosuunnitelmatiedon tallentaminen, seuranta sekä niistä syntyvien tietojen käsittely. Perusteena rekisterin pitämiselle on lain vaatimukset sekä asiakas- ja potilassuhde.

Rekisterin avulla tapahtuu myös ajanvaraus, asiakkaiden tilausten ja ostotapahtumien käsittely sekä taloushallintoon liittyvät toiminnot.

Lisäksi rekisteriä käytetään rekisterinpitäjän oman toiminnan suunnitteluun ja tilastointiin sekä asiakassuhteen hoitoon.

Perusteena olevat lainkohdat ovat mm.

Arkistolaki 1994/831
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 2007/159
Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista 2009/298
Henkilötietolaki 1999/523
Laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä 1994/559
Laki yksityisestä terveydenhuollosta 1990/152

Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kuuluvassa asiakasrekisterissä ovat asiakkaan perustiedot: mm. nimi, syntymäaika/henkilötunnus, sukupuoli, osoitetiedot ja puhelinnumerot, tietoa ammatista ja työnantajasta sekä tiedot asiakkaan antamista suostumuksista.

Rekisteriin kuuluvissa optikko-, silmälasi-, piilolasi-, esitieto- ja silmälääkäriosioissa on mm. tietoa asiakkaan silmälaseista, silmien ja muun terveyden tutkimustiedot, tiedot määrätyistä ja myydyistä laseista, lääkkeistä, tutkimuksista ja hoidoista, tietoja hoitosuunnitelmasta, tallennettuja todistuksia ja muita lomakkeita, sekä merkintöjen tekijöiden nimi, asema ja merkintöjen laadinnan ajankohta.

Lisäksi järjestelmään tallentuu mm. tuotteiden ja palveluiden veloitukseen liittyvää talousaineistoa.

Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterissä ovat asiakkaan itse ilmoittamat tiedot. Henkilö- ja yhteystietojen oikeellisuus tarkistetaan kunkin asiakaskäynnin yhteydessä.
Yhteystietoja saatetaan päivittää ajan tasalle myös esim. Postin tietopalvelujen kautta.
Rekisteriin kuuluvissa optikko-, silmälasi-, piilolasi-, esitieto- ja silmälääkäriosioissa ovat asiakkaan toimittaman materiaalin tutkimisen, asiakkaan haastattelun ja erilaisten tutkimusten yhteydessä muodostuneet tiedot.
Asiakkailta voidaan ottaa kirjallinen suostumus tietojen tallentamiseen ja käsittelemiseen. Suostumuksen yhteydessä asiakasta informoidaan tarvittavassa laajuudessa tietojen käsittelystä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Asiakkaan tietoja luovutetaan henkilölle itselleen, ellei siihen ole lainsäädännöllistä estettä.
Ulkopuoliselle taholle tietoja luovutetaan asiakkaan henkilökohtaisesti antamalla kirjallisella luvalla.
Tietoja on luovutettava viranomaisille tietyissä laissa erikseen mainituissa tilanteissa.
Tietoja voidaan luovuttaa Kelan ylläpitämään Kanta-järjestelmään laissa ja asetuksissa määrätyn mukaisesti.
Tietojen luovutus asiakkaalle ja ulkopuolisille tapahtuu paperitulosteina.
Markkinointiin ja hoitosuhteeseen liittyvään informointiin tietoja voidaan käyttää lain antamien mahdollisuuksien sekä asiakkaan antamien suostumusten ja / tai kieltojen mukaisesti.
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet
Potilasrekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja voivat käsitellä vain hoitoon kulloinkin osallistuvat henkilöt ja heidän avustajansa. Tietoja saa käsitellä vain asiakas- ja hoitosuhteeseen liittyen ja tehtävien edellyttämässä laajuudessa.
A. Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen)
Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukittavissa arkistoissa, joihin on pääsy vain niillä henkilöillä, joilla on siihen oikeus.
B. Sähköisesti talletetut tiedot (rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus)
Promeda-ohjelmiston potilastiedot sisältävä tietokanta sijaitsee fyysisesti Optikko Kirkassilmä Oy:n tiloissa olevalla palvelinkoneella.
Sähköiset tallennetut tiedot on suojattu sähköisellä käyttöoikeudella
Käyttäjät kirjautuvat ohjelmistoon henkilökohtaisilla tunnuksilla ja salasanoilla tai VRK:n myöntämällä sähköisellä terveydenhuollon varmenteella.
Yrityksen rekisteriasioista vastaava henkilö määrittelee rekisterin manuaalisten ja sähköisten tietojen käyttöoikeudet työtehtävien mukaan.
Järjestelmä pitää tietojen käsittelystä tarkkaa sisäistä lokia, josta käy ilmi käyttäjä- ja potilaskohtaisesti potilastiedot, joita käyttäjä on katsonut tai muokannut.
It-ympäristö on määritelty tietoturvalliseksi ja it-laitteet on fyysisesti suojattu.

Tarkastusoikeus
Asiakkaalla / potilaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot. Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä osoitteeseen Optikko Kirkassilmä Oy, Kartanonkatu 4, 30100 Forssa. Rekisterinpitäjä ilmoittaa samalla rekisteröidylle rekisterin säännönmukaiset tietolähteet sekä mihin rekisterin tietoja käytetään ja luovutetaan.  Asiakasrekisteristä  on mahdollisuus poistua ilman seuraamuksia, seuraavien lakikohtien mukaisesti:
Arkistolaki 1994/831
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 2007/159
Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista 2009/298
Henkilötietolaki 1999/523

Kielto-oikeus
Asiakas / potilas voi antaa Optikko kirkassilmälle suoramarkkinointia koskevia suostumuksia sekä peruuttaa antamansa suostumuksen ilmoittamalla tästä kirjallisesti rekisterin ylläpitäjälle.